Privacy en je gegevens

1. Wie verantwoordelijk is voor je gegevens

Phoebe's Place is een eenpersoonsbedrijf van Gabriella Reels in Rijswijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KVK-nummer 92725422. Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (de AVG, in het Engels GDPR en in het Duits DSGVO) ben ik de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die op deze pagina worden beschreven.

Voor alles over deze pagina of over je gegevens: info@phoebes-place.nl, of +31 6 11451719, telefonisch of via WhatsApp. Een bedrijf van deze omvang heeft geen functionaris voor gegevensbescherming nodig, dus je vraag komt rechtstreeks bij mij terecht.

De AVG is in elk land van de EU dezelfde wet. Of je nu in Nederland, in Duitsland of ergens anders in de EU woont, deze pagina en de rechten die erin staan gelden voor jou op dezelfde manier.

Ik ben één persoon met een laptop en een telefoon, geen bedrijf met een privacyafdeling. Deze pagina is zo geschreven dat je precies kunt zien wat dat in de praktijk betekent.

2. Welke gegevens ik verzamel

Als je contact met me opneemt

• Het contactformulier: je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer als je dat invult, waar je bericht over gaat, en het bericht zelf.
• Het formulier voor een kennismaking: je naam, e-mailadres en telefoonnummer, je woonplaats of wijk, de naam, de soort en het ras van je dier, wat je me erover vertelt, en de dagen en tijden die jou uitkomen.
• De chat op deze website: je e-mailadres, je telefoonnummer als je dat invult, en je bericht.
• E-mail, telefoon en WhatsApp: wat je me stuurt, en het adres of nummer waar het vandaan komt.

Als je boekt of een account hebt

• Over jou: je naam, e-mailadres, telefoon- en WhatsAppnummer, huisadres, voorkeurstaal, hoe je het liefst hebt dat ik contact met je opneem en, alleen als je dat wilt vertellen, hoe je mij gevonden hebt. Je wachtwoord en eventuele inlogcodes worden onleesbaar opgeslagen (gehasht), zodat niemand ze kan achterhalen, ik ook niet.
• Over je dier: naam, soort, geboortedatum, ras, geslacht, of het gecastreerd of gesteriliseerd is, gewicht, chipnummer, gezondheid (aandoeningen, allergieën, medicijnen en doseringen), vaccinaties, verzekeraar, voeding en dagritme, en hoe het zich gedraagt, ook bij andere honden, katten en kinderen, en een foto, als je er een uploadt.
• Een foto van je dier die je uploadt, wordt privé bewaard: alleen jij en ik kunnen hem openen, en de verborgen locatiegegevens die een telefoon aan een foto toevoegt, worden bij het opslaan verwijderd.
• Voor mijn besloten planningskaart stuurt de server alleen de losse onderdelen van je adres naar de Nederlandse PDOK Locatieserver en bewaart hij de gevonden coördinaten met een onleesbaar gemaakte adresvingerafdruk. Je naam, contactgegevens en diergegevens worden nooit meegestuurd. De coördinaten worden verwijderd wanneer je klantrecord wordt gewist.
• Elke boeking: de dienst, de datums en tijden, het adres en telefoonnummer voor die boeking, je opmerkingen, de prijs, en of de factuur betaald is.
• Waar je sleutel ligt of hoe ik binnenkom, als je me dat vertelt. Dat staat in de opmerkingen bij je boeking en wordt samen met die opmerkingen verwijderd.
• De berichten die we in je account uitwisselen, en de verslagen die ik tijdens een verblijf voor je schrijf.
• Welke versie van mijn voorwaarden je hebt geaccepteerd en wanneer, en wanneer je voor een boeking de dierenartsverklaring hebt geaccepteerd.
• Als je meldingen aanzet op een telefoon of computer: een technisch adres van dat apparaat bij de pushdienst van de maker, de sleutels waarmee je meldingen versleuteld worden, het soort apparaat (zoals „iPhone”), de taal van de meldingen en wanneer de laatste aankwam. Zet je meldingen uit, dan wordt dit verwijderd. Na het verwijderen van je account wordt het nooit meer gebruikt en automatisch opgeruimd.
• Wanneer we kennis hebben gemaakt, en mijn eigen aantekeningen over de zorg voor je dier en over je wensen, bijvoorbeeld dat je me hebt gevraagd je dier niet op social media te zetten.

Over andere mensen

Je dierenarts (de naam van de praktijk en het telefoonnummer), je noodcontact als je er een opgeeft (naam, telefoonnummer, wat diegene van je is en of diegene je dier mag ophalen), en iedereen anders die je dier komt brengen of ophalen, staan in mijn administratie omdat jij mij hun gegevens hebt gegeven. Ik gebruik ze alleen om voor je dier te zorgen. Laat die mensen dat alsjeblieft weten, en wijs ze op deze pagina.

Als je betaalt

• De factuur, en wat je overschrijving mij laat zien: het bedrag, de datum, en de naam en het rekeningnummer waar het vandaan komt. Op deze website kun je niet online betalen.

Als je deze website bezoekt

• Je IP-adres, dat je browser bij elk verzoek meestuurt zodat de pagina de weg naar jou terugvindt. De server heeft het daarvoor nodig en voor de beveiliging die hieronder wordt beschreven. Hij houdt geen lijst bij van gewone bezoeken.
• Om de formulieren, het boeken en het inloggen tegen misbruik te beschermen, telt de website zelf het aantal verzoeken per IP-adres, alleen in zijn geheugen en nooit langer dan een dag. Weigert de website om die reden een verzoek, dan legt hij die weigering vast: je IP-adres zonder het laatste deel, een onleesbaar gemaakte (gehashte) vorm van het volledige adres, het type browser, de pagina en het tijdstip.
• Daarnaast controleert beveiligingssoftware op de eigen server van deze website in Duitsland elk verzoek aan deze website automatisch op bekende aanvalspatronen, zoals een poging om configuratiebestanden op te vragen of een bekend beveiligingslek te misbruiken. Het gaat om het opensourceprogramma CrowdSec. Het draait alleen op deze server en geeft geen gegevens door aan de maker of aan anderen; van de maker haalt het alleen de regels op waarmee het controleert. De controle gebeurt in het geheugen van de server, en verzoeken zonder aanvalspatroon worden niet bewaard.
• Afhankelijk van de regel wordt een verzoek met een aanvalspatroon geweigerd of alleen geteld, en die telling bevat geen IP-adres. Van elk verzoek dat het weigert, bewaart het programma een registratie: het IP-adres waar het verzoek vandaan kwam, het tijdstip, het opgevraagde adres, de browserherkenning (user agent) en andere technische kenmerken van het verzoek, de regel die aansloeg en het deel van het verzoek waardoor die aansloeg. Komen er binnen korte tijd meerdere verzoeken met een aanvalspatroon van hetzelfde IP-adres, dan worden verdere verzoeken van dat adres een uur lang geweigerd. Dit dient om aanvallen af te weren op deze website en op de gegevens die erbij zijn opgeslagen. De registraties worden uiterlijk na 7 dagen automatisch verwijderd.
• Als er iets misgaat, schrijft de server een technische foutmelding, zodat de fout kan worden verholpen. Zo’n melding kan het e-mailadres bevatten waar het om ging.
• Een paar kleine dingen in je browser: je antwoord op de cookiemelding, een inlogcookie zolang je bent ingelogd, wat je tot nu toe in het boekingsformulier hebt ingevuld, en of je een aanwijzing al hebt gezien. De tabel onderaan deze pagina noemt ze allemaal.
• Alles op deze pagina’s, ook de lettertypen en de afbeeldingen, komt van de eigen server van deze website, en terwijl je leest, maakt je browser met geen enkel ander bedrijf verbinding, op één uitzondering na die je zelf kiest: de werkgebiedkaart op de contact- en dienstenpagina’s. Er zijn geen trackers voor advertenties of social media, geen video’s en geen bezoekersstatistieken. Zet ik ooit statistieken aan, dan staat dat op deze pagina en in de tabel.
• Als ik de spamcontrole voor de formulieren aanzet, controleert Cloudflare Turnstile of een formulier door een mens wordt verstuurd en niet door een programma. Zolang die controle loopt, ontvangt Cloudflare je IP-adres en technische gegevens over je browser. De controle draait alleen bij de formulieren.
• De werkgebiedkaart op de contact- en dienstenpagina’s wordt geleverd door OpenFreeMap (Hyperknot Software Kft., Hongarije) en gebruikt gegevens van OpenStreetMap. De kaart laadt pas als je toestemming geeft, in de cookiemelding of met de knop op de kaart. Je browser vraagt dan kaartgegevens op bij OpenFreeMap en stuurt daarbij je IP-adres, het pagina-adres en technische browsergegevens mee. OpenFreeMap zegt IP-adressen niet in gewone logbestanden te bewaren, maar kan ze bij beveiligingsincidenten tijdelijk loggen en kan Cloudflare als CDN gebruiken. Voor de kaart wordt niets in je browser opgeslagen. De lijst met plekken en gebieden blijft zichtbaar zonder kaart.

Foto’s

• Foto’s en korte video’s van je dier die ik maak tijdens een verblijf, een wandeling of een bezoek, zoals beschreven in mijn voorwaarden.

3. Waarom ik je gegevens heb, en op welke grond

De dingen in de tabel onderaan deze pagina worden in je browser opgeslagen zonder dat ik eerst om toestemming vraag, omdat elk daarvan alleen dient om deze website te laten werken zoals jij hem gebruikt, en geen daarvan je volgt. De Nederlandse Telecommunicatiewet staat dat toe (artikel 11.7a), en in de hele EU geldt dezelfde regel, in Duitsland bijvoorbeeld op grond van § 25 TDDDG.

Gezondheidsgegevens over een dier zijn volgens de AVG geen "bijzondere persoonsgegevens", want die wet gaat over mensen. Ik ga er toch zorgvuldig mee om, omdat juist dat het belangrijkste deel van een boeking is.

4. Wie je gegevens nog meer ziet

Deze bedrijven werken voor mij. Ze verwerken je gegevens alleen zodat deze website, de e-mail en de opslag blijven werken:

• Peggert (Philipp Eggert, Worpswede, Duitsland) heeft deze website gebouwd en beheert de website en de server voor mij. Hij kijkt alleen naar opgeslagen gegevens als onderhoud of een storing dat nodig maakt.
• netcup GmbH (Karlsruhe, Duitsland) levert de server waarop deze website en de database draaien, in zijn datacenter in Neurenberg.
• Cloudflare, Inc. (San Francisco, VS) bewaart de afbeeldingen en bestanden van deze website en de nachtelijke back-ups van de database, in datacenters binnen de EU. Cloudflare zorgt er ook voor dat het webadres phoebes-place.nl naar de juiste server wijst (DNS); je bezoeken zelf lopen niet via Cloudflare.
• Hostinger International Ltd. (Larnaca, Cyprus) beheert mijn e-mailbox en verstuurt de e-mails die deze website schrijft, zoals boekingsbevestigingen en herinneringen.

Anderen zien gegevens alleen als daar een reden voor is, en dan alleen wat ze nodig hebben:

• WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, Dublin), als we elkaar daar berichten sturen. WhatsApp verwerkt je nummer en onze berichten volgens zijn eigen privacybeleid. Gebruik je liever geen WhatsApp, zeg het me dan en ik gebruik e-mail of de telefoon.
• Google, Apple of Mozilla, als je meldingen aanzet op een telefoon of computer: hun pushdienst bezorgt elke melding op dat apparaat. Die ziet een technisch adres van het apparaat, niet wat er in de melding staat, want die is versleuteld.
• Een dierenarts, als je dier behandeld moet worden: de gegevens van je dier, je naam en je telefoonnummer.
• Je noodcontact, als je dier iets nodig heeft en ik jou niet kan bereiken.
• De Belastingdienst en wie mij helpt met mijn boekhouding: facturen en wat daarbij hoort.
• Het bedrijf achter mijn agenda-app, bijvoorbeeld Apple of Google, als ik mijn boekingen in de agenda op mijn telefoon zet: de datums, je naam, je telefoonnummer en de naam van je dier.
• Iedereen die deze website of mijn social media bezoekt: foto’s van dieren en beoordelingen, nooit met je naam of adres.
• OpenFreeMap (Hyperknot Software Kft., Hongarije), alleen als je ermee instemt de werkgebiedkaart op contact- of dienstenpagina’s te zien: kaartverzoeken met je IP-adres en technische browsergegevens, volgens zijn privacybeleid. OpenFreeMap zegt Cloudflare als CDN te kunnen gebruiken.
• PDOK Locatieserver (Nederlandse overheid), wanneer ik mijn besloten planningskaart gebruik: alleen de adresonderdelen die nodig zijn om coördinaten te vinden, nooit je naam, contactgegevens of diergegevens. Dit gebeurt op de server; je browser maakt geen verbinding met PDOK.
• Overheidsinstanties, alleen als de wet mij daartoe verplicht.

Ik verkoop je gegevens nooit, gebruik ze nooit voor reclame en geef ze nooit door aan een ander bedrijf zodat dat contact met je kan opnemen.

5. Gegevens buiten de EU

De website, de database, de bestanden en de back-ups staan allemaal binnen de EU. Enkele organisaties hierboven hebben banden met landen buiten de EU, en zo worden je gegevens daar beschermd:

• Cloudflare is een Amerikaans bedrijf, dus valt het onder de Amerikaanse wet, ook al blijven je gegevens in de datacenters in de EU. Cloudflare is gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-U.S. Data Privacy Framework), waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het persoonsgegevens passend beschermt. Je kunt dat nakijken op de officiële lijst.
• Hostinger belooft niet dat e-mail binnen de EU blijft. Waar Hostinger gegevens buiten de EU verwerkt, beschermt zijn verwerkersovereenkomst ze met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Google, Apple en Mozilla zijn Amerikaanse bedrijven. Een melding gaat versleuteld door hun pushdienst, dus ze kunnen hem niet lezen, alleen het adres van het apparaat waar hij heen gaat.
• WhatsApp geeft gegevens door aan WhatsApp LLC en Meta Platforms in de Verenigde Staten, onder hetzelfde EU-VS-kader voor gegevensbescherming.
• OpenFreeMap is gevestigd in Hongarije. In zijn privacybeleid staat dat het Cloudflare als CDN kan gebruiken voor kaartverzoeken; Cloudflare is een Amerikaans bedrijf en valt onder de hierboven genoemde waarborgen.

Vraag het me via info@phoebes-place.nl en ik stuur je een kopie van deze waarborgen.

6. Hoe lang ik je gegevens bewaar

Vraag je me om iets eerder te verwijderen, dan doe ik dat, tenzij de wet zegt dat het moet blijven. Iets wat verwijderd is, kan nog tot 30 dagen in een back-up staan, totdat die back-up is vervangen.

7. Wat je van mij kunt vragen

• Een kopie krijgen van wat ik over je heb.
• Iets laten verbeteren of aanvullen.
• Iets laten verwijderen, als ik het niet hoef te bewaren.
• Het gebruik ervan laten stoppen zolang een meningsverschil erover nog niet is opgelost.
• De gegevens die je me gaf krijgen in een gangbaar, door een computer leesbaar formaat, om ze ergens anders mee naartoe te nemen.
• Bezwaar maken tegen mijn gebruik ervan op basis van een gerechtvaardigd belang (zie het kader hieronder).
• Een toestemming die je gaf intrekken, zonder dat dat iets verandert aan wat er vóór het intrekken is gebeurd.

Je recht van bezwaar. Waar ik op mijn gerechtvaardigd belang steun (de rijen met 6 lid 1 onder f hierboven), kun je altijd bezwaar maken, om redenen die met jouw eigen situatie te maken hebben. Dan stop ik, tenzij ik dwingende redenen heb die zwaarder wegen dan die van jou, of ik de gegevens nodig heb om een rechtsvordering in te stellen of me tegen een rechtsvordering te verdedigen. Voor foto’s van je dier op social media heb je helemaal geen reden nodig: laat het me schriftelijk weten en je dier komt er niet meer op.

Een deel hiervan kun je zelf regelen, onder Instellingen in je account. Je kunt een kopie downloaden van je account, je dieren, je boekingen, je verslagen en onze berichten, als JSON-bestand: een gangbaar formaat dat elke computer kan lezen. En zodra er geen boeking meer openstaat, kun je je account verwijderen. Dan verdwijnt alles wat persoonlijk is meteen: je gegevens, de profielen en foto’s van je dieren, je verslagen, onze berichten, en het adres, het telefoonnummer en de opmerkingen van je boekingen, ook alles over je sleutel of een deurcode. Alleen wat een factuur nodig heeft, blijft bewaard: het boekingsnummer, de datums, de dienst en de prijs, zonder je naam.

Twee dingen om te weten: als je in je account een dier verwijdert, wordt het profiel gearchiveerd en niet verwijderd, en de download bevat mijn eigen aantekeningen niet. Vraag het me en ik verwijder het profiel definitief, of ik stuur je de aantekeningen ook.

Voor al het andere schrijf je naar info@phoebes-place.nl. Ik antwoord binnen een maand, gratis. Ik kan je vragen te bevestigen dat jij het echt bent, zodat niemand anders jouw gegevens krijgt.

Ben je niet tevreden over hoe ik iets heb afgehandeld, dan kun je een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont of werkt, in Duitsland bijvoorbeeld die van je deelstaat. Het Europees Comité voor gegevensbescherming houdt een lijst van alle toezichthouders bij. Ik heb liever dat je eerst bij mij komt, maar dat hoeft niet.

8. Wat je mij moet geven

Geen enkele wet verplicht je om mij je gegevens te geven. Maar ik kan alleen voor een dier zorgen als ik jou kan bereiken, weet waar het woont of verblijft en weet wat het nodig heeft. Zonder die gegevens kan ik dus geen boeking aannemen. Wat een formulier niet als verplicht aangeeft, mag je zelf weten.

9. Beslissingen door een computer

Een computer neemt geen beslissingen die gevolgen voor je hebben, en niemand maakt een profiel van je. Het boekingssysteem berekent prijzen en vrije datums voor iedereen op dezelfde manier, en of ik een nieuw dier aanneem, beslis ik zelf, nadat we kennis hebben gemaakt.

10. Hoe je gegevens beveiligd zijn

• Deze website werkt alleen via een versleutelde verbinding, en de server, de database en de back-ups staan allemaal in de EU.
• Wachtwoorden en inlogcodes worden onleesbaar opgeslagen (gehasht), en na te veel verkeerde pogingen wordt het inloggen even gepauzeerd.
• Foto’s van je dier die je uploadt, kunnen alleen door jou en mij worden geopend.
• Voor het deel waar boekingen worden beheerd is een login nodig, en alleen ik en degene die de website voor mij beheert hebben er een.
• Mijn telefoon en mijn laptop zijn beveiligd met een toegangscode.
• Sleutels bewaar ik op een afgesloten plek, zonder naam of adres eraan.
• Papieren aantekeningen over een dier bewaar ik thuis, en ik versnipper ze als ik ze niet meer nodig heb.

Gaat er ooit iets mis met je gegevens op een manier die waarschijnlijk een risico voor je oplevert, dan laat ik je dat weten, en meld ik het binnen de 72 uur die de wet daarvoor geeft bij de toezichthouder.

11. Kinderen

Deze dienst is bedoeld voor volwassenen. Ik verzamel niet bewust gegevens over kinderen, en als de gegevens van een kind mij in een bericht bereiken, verwijder ik ze.

12. Wijzigingen in deze pagina

Als er iets verandert in wat ik doe, verandert deze pagina mee, en de datum en de versie bovenaan laten zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.

Deze pagina bestaat in het Engels en in het Nederlands, met dezelfde inhoud. Zeggen de twee ooit toch iets anders, dan geldt de Engelse tekst.

Cookies en opslag in detail

Dit overzicht wordt automatisch samengesteld uit de diensten die deze site werkelijk gebruikt en is altijd actueel.